Sau khi các bước đăng ký và xác thực đã hoàn tất dịch vụ Google Workspace cho tên miền miền của doanh nghiệp, để sử dụng email tên miền Google Workspace bạn cần phải tạo mới user theo tên miền để sử dụng. Ngoài ra chúng ta cần quản trị các chức năng dành cho quản trị viên tài khoản Google Workspace, sau đây là những hướng dẫn cơ bản về chức năng cần sử dụng dành cho quản trị viên Google Workspace.
Để có thể đăng nhập vào trang quản trị bạn truy cập vào đường dẫn sau: Admin.google.com bằng tài khoản quản trị viên, gồm user và passwords đã được tạo. Sau đó bạn sẽ thấy trang tổng quan.
1. Trang chủ: Nơi hiển thị tất cả các tính năng chính trong ứng dụng Quản Trị Viên
2. Người dùng: Tại đây, bạn có thể quản lý người dùng cho tài khoản Google Workspace theo tên miền của doanh nghiệp mình, các chức năng như tạo mới, sửa, xoá, tạm ngưng user mail sẽ được quản trị ở mục này. Chọn [+] màu vàng ở góc trên cùng bên trái màn hình để tạo thêm người dùng (Username) cho tổ chức của bạn. Mỗi người dùng là 1 địa chỉ email có thể đăng nhập và sử dụng toàn bộ ứng dụng của Google Workspace. Bạn có thể tạo từng người dùng hoặc tạo hàng loạt bằng cách tải file mẫu của Google về sau đó điền thông tin theo hướng dẫn và tải file lên.
3. Hồ sơ công ty: Bao gồm các thông tin chung về công ty. Bạn có thể tải logo riêng của công ty hoặc tạo url truy cập riêng và nhiều hơn thế nữa.
4. Lập hóa đơn: Xem thông tin phiên bản Google Apps/G Suite bạn đang sử dụng và số lượng là bao nhiêu.
5. Báo cáo: Nơi bạn sẽ tìm thấy thông tin về hoạt động sử dụng Google Apps/G Suite của tổ chức của bạn.
6. Bảo mật: Nơi quản lý các tính năng bảo mật của Google Workspace.
7. Di chuyển dữ liệu: Nếu tổ chức của bạn đang sử dụng một giải pháp email khác trước khi chuyển lên Google Workspace, bạn có thể sẽ cần di chuyển dữ liệu email cũ hoặc danh bạ lên Google Workspace cho người dùng. Tùy vào hệ thống cũ để chúng ta xác định một phương thức di chuyển dữ liệu phù hợp. Hãy liên hệ đội hỗ trợ của Google hoặc đối tác ủy quyền để được tư vấn giải pháp di chuyển.
8. Phân đơn vị trong tổ chức: Tổ chức của bạn có thể có nhiều phòng ban hoặc bộ phận khác nhau, mỗi bộ phận có một chính sách sử dụng dịch vụ khác nhau hoặc có người quản lý riêng. Bạn cần phân đơn vị cho tổ chức để thuận lợi cho việc đặt chính sách dịch vụ sau này. Bạn vào phần người dùng, sau đó rê chuột vào tên tổ chức tại khung bên trái của bạn, chọn: Add sub organization để tạo các đơn vị con. Sau đó quay trở lại USERS, chọn các USER để di chuyển vào đơn vị con tương ứng.
9. Bắt đầu nghiên cứu về tài nguyên dành cho quản trị viên: Hãy truy cập trung tâm tài nguyên của Google: https://support.google.com/a#topic=29157 để bắt đầu quá trình nghiên cứu chuyên sâu về các tính năng dành cho quản trị viên G Suite. Bạn đã có những thiết lập cần thiết và cơ bản nhất, người dùng trong tổ chức cũng đã có thể sử dụng dịch vụ. Đây là lúc bạn cần nghiên cứu tài liệu để có thể thiết lập các tính năng nâng cao trong Google Workspace by Google Cloud.