Những điều cần lưu ý khi sử dụng email doanh nghiệp

Thời đại công nghệ thông tin phát triển, việc liên lạc thông qua email đã trở nên phổ biến hơn rất nhiều trong các doanh nghiệp. Việc giao tiếp thông qua chữ viết sẽ nhẹ nhàng và đơn giản hơn rất nhiều khi giao tiếp bằng lời nói nếu bạn nắm được một số nguyên tắc làm việc qua email cơ bản. Dưới đây là những điều cần lưu ý khi sử dụng email doanh nghiệp mà bạn cần phải biết.


Những lưu ý cần biết khi gửi email

Tính năng CC và BCC

Nếu như email chỉ gửi riêng cho một người thì bạn sẽ không phải dùng đến tính năng này. Nhưng nếu email của bạn phải gửi cho một nhóm thì bạn cần lưu ý một số điểm sau:

  • Khi bạn sử dụng CC: Những ai có trong danh sách nhận email mà bạn gửi sẽ đều nhìn thấy những người được nhận còn lại.

  • Khi bạn sử dụng BCC: Người bạn gửi sẽ không nhìn thấy những người bạn cùng gửi. Nói cách khác là người đó chỉ nhìn thấy mình họ được nhận mà thôi.

Cân nhắc kỹ khi CC và BCC

Vì vậy, khi gửi email cho những người có liên quan trong công ty, bạn cần cân nhắc sử dụng CC hay BCC.

Đặt tiêu đề cho email

Cách bạn thể hiện sự tôn trọng đối với người nhận được đánh giá rất nhiều thông qua cách viết tiêu đề. Với những người làm việc trong công ty, hầu như công việc nhận và xử lý đều được gửi qua email. Việc đặt tiêu đề sẽ giúp họ khái quát được công việc của mình.

  • Tiêu đề phải khái quát được nội dung

  • Không nên đặt tiêu đề quá dài (trên 10 từ)

  • Không viết in cả đoạn tiêu đề (sử dụng Caps lock)

  • Có thể đánh dấu thư quan trọng hoặc gắn nhãn email khi gửi đối với những thư có tính cấp bách. Tính năng này bạn cũng không nên sử dụng quá nhiều bởi người đọc có thể đánh giá bạn là người thích quan trọng hóa vấn đề kể cả những vấn đề nhỏ.

Khi soạn nội dung email

Khi soạn nội dung email, bạn cần lưu ý những ý sau để không bị đánh giá là người thiếu chuyên nghiệp:

  • Ngôn ngữ: Khi gửi email, bạn cần thận trọng về câu từ, cú pháp nhất là khi bạn gửi email cho cả nhóm. Cho dù người bạn gửi là người quen biết thì khi viết email liên quan đến công việc, bạn cũng không nên dùng quá nhiều từ thân mật hay từ lóng. Tốt nhất, trong tất cả email bạn nên dùng ngôn ngữ trang trọng, lịch sự.

  • Văn bản: Văn bản trong email phải rõ ràng, mạch lạc. Sử dụng câu từ, dấu câu hợp lý.

  • Cảm xúc trong email: Vì đây là email sử dụng trong công việc nên ngoài những cảm xúc để bày tỏ lời cảm ơn, chúc mừng hoặc chia buồn thì bạn cần hạn chế tối đa những tình cảm người lề bởi nó sẽ làm mình thiếu chuyên nghiệp đi đấy.

  • Dùng email của công ty để làm việc cá nhân: Bạn cần tránh tối đa việc dùng email này để làm công việc cá nhân, liên lạc hoặc đặt hàng online không liên quan đến công việc. Đây cũng là một trong những điều cần lưu ý khi sử dụng email doanh nghiệp.

Chữ ký

Bạn nên tập thói quen ký tên sau khi gửi email nhé. Nội dung chữ ký bao gồm: Họ tên, chức danh, doanh nghiệp, địa chỉ doanh nghiệp, số điện thoại. Để lại chữ ký sẽ tạo độ tin cậy và tăng tính chuyên nghiệp trong cách làm việc của bạn.

Trên đây là những điều cần lưu ý khi bạn sử dụng email doanh nghiệp. Hy vọng qua bài viết này bạn sẽ tạo cho mình được tác phong gửi email đúng chuẩn và chuyên nghiệp.

>> Những câu hỏi thường gặp về dịch vụ email doanh nghiệp

>> Một số thông tin cần ghi nhớ về email công ty là gì?

>> Làm thế nào để đặt tên email công ty chuyên nghiệp nhất?

banner
Bài viết liên quan:
Copyright ©2017 Dangkyemail.net. All Rights Reserved
Top